Forretningsorden
Forretningsorden for ØBG Fitness
Forretningsorden beskriver driften af ØBG Fitness med ansvar, regler og organisering.
1. Navn ØBG Fitness
ØBG Fitness er en del af ØBG Silkeborg Hovedforening med hjemsted i Silkeborg Kommune.
ØBG Silkeborg Hovedforening driver ØBG Fitness. Aktiviteten er organiseret i et ØBG Fitness udvalg (ØFU) under Hovedforeningen med titlen ØBG Fitness Udvalg.
ØBG Silkeborg Hovedbestyrelsen har ansvar for Forretningsordenen, som danner rammen for ØBG Fitness Udvalgets arbejde og aktiviteterne i ØBG Fitness.
2. Formål med ØBG Fitness
ØBG Fitness er et rigt og varieret tilbud om fitness, til gavn for borgere i lokalområdet og Silkeborg Kommune.
ØBG Fitness supplerer de øvrige aktiviteter i ØBG Silkeborg og bidrager til klubbens samlede økonomi.
ØBG Fitness tilbyder muligheden for træning indenfor Cardio - og vægttræning med maskiner og frie vægte.
ØBG Fitness tilbyder instruktører og vejledere til at hjælpe medlemmerne med træning.
ØBG Fitness tilbyder træningslokaler og udstyr i god stand og i høj kvalitet.
3. Medlemmer
Medlemmer i ØBG Fitness er medlemmer i ØBG Silkeborg Hovedforeningen og betaler kontingent til denne.
Et medlemskab ophører ved udmeldelse, manglende betaling af kontingent eller opløsning af ØBG Fitness.
ØBG Fitness afholder et årligt aktivitetsmøde for medlemmerne. Her vælges et Fitness udvalg med 5 medlemmer for en 2-årig periode.
4. ØBG Fitness Udvalg
ØBG Fitness Udvalget vælger en Formand for udvalget. Udvalget konstituerer sig selv efter behov med ansvarsområder og opgaver. Udvalgets opgave er at drive ØBG Fitness indenfor rammerne af formålet.
Udvalget skal sikre et godt træningsmiljø med plads til alle, uddannelse af instruktører og vejledere, kommunikere fitness muligheder til lokalsamfundet og udarbejde retningslinjer for træning og øvrig brug af fitnesslokalet.
I tilfælde af uenighed i udvalget skal afgørelser træffes ved simpelt flertal.
ØBG Fitness Udvalgets formand har plads og stemmeret i ØBG Hovedbestyrelsen og Repræsentantskabet.
ØBG Fitness Udvalget udarbejder årligt en beretning, som består af en aktivitetsrapport, hvor aktiviteterne i det forløbne år kort beskrives, et regnskab med opgørelse af indtægter og væsentlige udgifter, samt et forslag til budget for det kommende år, herunder forslag til prisstruktur for medlemskab. Beretningen fremlægges på det årlige aktivitetsmøde.
5. Aktivitetsmøde
Der holdes hvert år i marts eller april et aktivitetsmøde i ØBG Fitness. På aktivitetsmødet fremlægger formanden i Fitness Udvalget årsberetningen og herefter drøfter medlemmerne aktiviteterne i ØBG Fitness i årets løb og ønsker til aktiviteter eller nyt udstyr i det kommende år.
Aktivitetsmødet fungerer som dialog og rådgivende forum for ØBG Fitness Udvalget for at sikre den bedst mulige drift og udvikling af ØBG Fitness i overensstemmelse med medlemmernes ønsker og indenfor rammerne af formålet.
Aktivitetsmødet har således ikke myndighed som et repræsentantskab. Udvalgets beretning skal heller ikke godkendes.
Repræsentantskabsmødet i ØBG Hovedforening er foreningens øverste myndighed. Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år i maj måned. Derfor skal aktivitetsmødet i ØBG Fitness afholdes senest i april.
ØBG Fitness kan stille med op til 5 stemmeberettigede repræsentanter til ØBG Hovedforeningens årlige
repræsentantskabsmøde i maj. Repræsentanterne kan vælges på aktivitetsmødet.
6. Prisstruktur ØBG Fitness
ØFU arbejder med forslag til prisstruktur (priser) for medlemskab i ØBG Fitness. En indstilling må gerne indeholde forslag til forskellige muligheder for at være medlem.
Pris strukturen godkendes af ØBG Hovedbestyrelsen.
7. Budget og regnskab
ØBG Fitness er en del af ØBG Hovedforeningens økonomi med særskilte kontoforhold.
ØBG Fitness Udvalget udarbejder et regnskab for den forløbne periode og et budget for den kommende periode. Regnskabet skal indeholde oplysninger om indtægter med opgørelse af medlemmer og kontingenttyper og evt. øvrige indtægter og afholdte udgifter. Regnskabet følger kalenderåret og indgår som en del af ØBG Hovedforeningens årsrapport. Regnskabet for ØBG Fitness føres af en af Fitness Udvalget udpeget person.
Udkast til Fitness budget skal indeholde oplysninger om forventninger til indtægter og udgifter i den kommende periode. Under udgifter medtages poster som; Husleje, Rengøring, Administration (Globus Data mm), Forsikring, Opsparing til maskinpark, instruktør og vejledere, beklædning og inventar.
Det beløb som forventes overført til ØBG Hovedforeningens konto fremgår i budgettet af posten; ”Husleje”. Overførsel til ØBG Hovedforeningens konto sker i forlængelse af ordinært repræsentantskabsmøde i maj måned.
Husleje posten skal som minimum afspejle markedsforhold og ligger ved opstart i år 2022 i niveauet 75.000 kr. pr. år.
Budgettet skal indeholde et passende beløb til udskiftning af udstyr - i år 2022 i niveauet 30.000 kr.
Ved behov tilpasses de variable omkostninger til aktivitetsniveauet i ØBG Fitness hen over året (instruktører, inventar, beklædning).
Fitness budgettet godkendes af ØBG Hovedbestyrelsen, senest på Repræsentantskabsmøde i maj måned.
Kvitteringer for køb/udgifter/udlæg sendes til kassereren i ØBG Hovedforening.
8. Tegningsregler
ØBG Fitness Udvalget kan afholde udgifter indenfor det af Hovedbestyrelsen godkendte budget.
ØBG Fitness tegnes ved underskrift af Formanden for Fitness udvalget.
9. Adgangsbrikker, overvågning, data og systemer
Adgang til træningslokalet sker via en brik-løsning. Brikken er personlig og må ikke deles med andre. Brikken købes og udleveres af Fitness Udvalget. Misbrug af brikken kan medføre bortvisning i henhold til retningslinjerne for brug af træningslokalet.
Fitnesslokalet overvåges med livevideo. Medlemmer accepterer, at de kan videoovervåges under træning. Fitness Udvalget kan tilgå systemet med live billeder via app løsning. Fitness Udvalget beslutter, hvem der i øvrigt kan få adgang til live overvågning. ØBG Hovedforeningen kan anmode om adgang.
Medlemskab styres gennem Globus Data software. Fitness Udvalget og ØBG Hovedforeningen har adgang til data om medlemmernes brug af træningslokalet. ØBG Hovedforeningen har ansvar for at indberette til CFR (centrale forenings register).
10. Ændringer af forretningsorden
Forretningsorden for ØBG Fitness og ændringer skal godkendes af ØBG Hovedbestyrelsen.
Version 6 godkendt ifm. ordinært repræsentantskabsmøde 30 maj 2023